Hoe om ‘n fees te reël

Standard

Dit wil voorkom asof elke dorpie deesdae ‘n fees reël.  Of dit nou ‘n oesterfees, vleisfees, kaasfees, wynfees, whiskyfees, boekefees, walvisfees of kunstefees is, is eintlik maar om te ewe.  Mense wil bymekaarkom, kuier en ‘n bietjie geld maak/verkwansel.

Hierso is my tips hoe om ‘n fees te reël:

  1. Kyk uit vir iets unieks in die dorpie/stad waar jy woon.  As die mense kranig koeksusters bak, gebruik dit as vertrekpunt.
  2. Beskou krities die kapasiteit vir en behoefte aan ‘n fees.  Is daar genoeg venues en genoeg mense/toeriste?  Dink aan skoolsale en rugbyvelde en bestaande teaters.  Hoe kan jy nog mense lok?
  3. Kies ‘n seisoen en ‘n datum vir die fees.  Dis natuurlik maklik om ‘n somerfees te reël waar mense in die buitelug kan rondstap – maar ‘n kaggel-en-koeksusterfees kan ‘n unieke attraksie word vir Koekenaap.  Vergelyk jou datum met ander feeste in die omtrek.
  4. Sluit vennootskappe.  As jy ‘n fees-idee het wat goed sal werk vir die dorp, kry ander instansies van die dorp betrokke.  Kry die gemeentesaal verniet, en gratis advertensies in die dorps- en streekskoerant.  As die een kerk of koerant nie wil inkoop nie, nader ‘n ander een.  Kry ‘n skool of twee betrokke.  Moenie met hulle gaan praat om dinge “verniet” te kry nie – knoop geselsies aan oor ‘n idee wat voordele vir albei partye kan inhou; wat kan help dat die koerant se sirkulasiesyfer opgestoot word.
  5. Kry ‘n tentatiewe program bymekaar.  Maak ‘n gewilde kunstenaar voorlopig vas, en lys ‘n klompie shows. 
  6. Werk ‘n budget uit vir dié wish list – en kry solank quotes vir klank-en-ligte.  Werk uit of jy genoeg belangstellendes op die dorp sal kan kry om die kaartjies uit te verkoop.  Minimeer jou risiko.
  7. Sodra jy ‘n voorlopige program het, sowel as ‘n koerant en radiostasie aan jou kant, kan jy begin onderhandel met ondernemings in ruil vir bemarkingspasie/lugtyd/blootstelling op plakkate.  Dalk vind jy ‘n paar restaurante wat geesdriftig wil adverteer aan feesgangers, en heel moontlik kan jy ‘n celebrity verniet huisves in ‘n gastehuis in ruil vir erkenning op die kaartjies van die betrokke kunstenaar se show.  Gebruik dit wat jy het om mee te onderhandel – betaal die mense met VIP-kaartjies en verkoop aan hulle jou langtermyn “idee” van die fees. 
  8. Maak die idee vas deur ‘n visie en missie te skryf – die “hoekom” en “hoe” van die fees.  Sorg dat dit volhoubaar is en nie net eenmalig vir eie gewin nie – niemand wil in so iets belê nie.
  9. Soek ‘n ghoeroe wat weet van feeste vir wie jy om hulp en raad kan vra: ‘n skrywer of so wat al by baie feeste betrokke was.  Die idee is om ‘n unieke, interessante feesprogram saam te stel wat mense van heinde en verre sal lok.  Om ‘n gewilde kunstenaar in te span, nie net vir ‘n show nie, maar ook saam met ‘n koeksusterstee waarvoor die ryk tannies duur sal betaal om by gesien te word én ‘n praatjie by die skool met aspirant leerders.
  10. Maak ‘n groot finansiële borg vas, of ‘n reeks kleiner borge waaruit jy ‘n begrotingsbudget kan opstel.  Lys al jou idees neer van hoe jy ‘n hype rondom die fees kan genereer.  Jou bemarkingskoste en wins wil jy uit borge genereer, met die kaartjieverkope wat jou shows (kunstenaars, venues en klanktoerusting) laat gelykbreek.
  11. Besluit op ‘n naam, logo, slagspreuk en look vir die fees.  Kry ‘n website up and running.
  12. Werk volgens ‘n tydlyn wat jy opstel.  Span handlangers op die regte tye in.  Laat druk die kaartjies en kry ‘n effektiewe kaartjieverkoopsisteem in plek.
  13. Sorg dat die administrasie tot in die fynste detail gedoen word.  Kontrakte moet reg wees.  Die uitleg van die stalletjies-vloerplan (met kragpunte) moet versprei word.  Maak eerder die fees effens kleiner vir die eerste twee jaar totdat daar ‘n groter kapasiteit is om meer aktiwiteite aan te bied.
  14. Sorg dat jy goed na jou kunstenaars en borge omsien.  Ontvang hulle openhartig, reël vir verblyf en stuur goeie korrespondensie voor- en na die tyd uit.
  15. Hou ‘n plakboek van al die mediaberigte wat jy genereer, en kry ‘n paar fotograwe om tydens die fees van alles foto’s te neem; hou ook alle briewe en e-posse vir latere gebruik.
  16. Teiken spesifieke mense vir sekere shows.  En, as jy ‘n klassieke musiekuitvoering in ‘n kunssalon het, reël ‘n ent weg ‘n klompie garage bands, ‘n foam masjien en hot dog stalletjies vir die jonger kinders – sodat die hele gemeenskap kan deelneem aan die feestelikheid.
  17. As jy mense op een plek saamkry, kan jy geld daaruit maak.  Kry klere lables en koeldranke en so om te adverteer (of produkborge te gee) by die foam party, en ‘n wynplaas om ‘n wynproe met die klassieke musiekuitvoering aan te bied.  Dan is almal happy. 

All in all is ‘n fees ‘n lekker ding.  Die organisasie daaragter is soms lastig, maar dit kan baie lekker wees as jy daarvan hou om lateraal te dink en probleme kreatief op te los.

Watter unieke fees sou jy wou reël?

5 responses »

  1. …wel, dis maar mistig tans, so daar is nie veel om af te neem nie!

    haha – ons hét mos elke dag ‘n fees op wordpress!😉

    NS: ek’t in 2005 ‘n omvattende kultuurfesie in Kloofstraat gereël vir die diverse Afrikaanse groeperinge daarso. Dit was pret.

  2. NNS: Met “omvattend” bedoel ek daar was:
    1. ‘n kunsuitstalling (Boerneef-versameling met o.a Irma Sterns en Maggie Laubschers, tesame met ‘n i-art uitstalling onder kuratorskap van Elana Brundyn)
    2. skrywerspraatjies: Diana Ferrus, Amanda Botha, Dan Sleigh, Riana Scheepers, Anoushcka von Meck, Fanie Viljoen
    3. poësie-besprekings: Amanda Botha en Petra Müller
    4. teater: Aswoestertjie, Pas de Deux, twee van die top vier ATKV skoletoneelproduksies
    5. werksessies: kreatiewe skryf, mimiek en physical theatre (Floyed de Vaal), liriekskryf, BLOGGING (deur Weg), fotografie (Toast Coetzer), skoolkoerantkursus (JIP)
    6. musiek: Nataniel, Chris Chameleon, Charlene Truter, Laurinda Hofmeyr, Emile Minnie, Little Giants, Bed on Bricks, Captain Stu and the Llamas, Zinkplaat, De Helde, C’est Magnifique (Franse Brel tot Barok, Opera tot Operette, Burlesque tot music sacre, en chansons)
    7. kos: Wes-kus ete, Peter Veldsman, Barbra en Emile Joubert, Kloofstraat-restaurantroete

  3. Mnr Muller, baie “informative” ons is n klein gemeenskap in Omitara, Namibia so 120km buite Windhoek, Ek sal graag n wildsfees hier wil aanbied( amper soos oppikoppie) hier is baie spasie op ons plaas en ek dink die Suidwesters soek n geleentheid om lekker te kuier,

Lewer kommentaar

Verskaf jou besonderhede hieronder of klik op 'n logo om in te teken:

WordPress.com Logo

Jy lewer kommentaar met jou rekening by WordPress.com. Log Out / Change )

Twitter picture

Jy lewer kommentaar met jou rekening by Twitter. Log Out / Change )

Facebook photo

Jy lewer kommentaar met jou rekening by Facebook. Log Out / Change )

Google+ photo

Jy lewer kommentaar met jou rekening by Google+. Log Out / Change )

Connecting to %s