Monthly Archives: April 2012

Beleidseenheid, Etos en Grondwet, Beleidshersiening

Standaard
As deel van ’n grotere gesprek oor studenteleierskap is ek besig om deur ’n lys van huiskomitee-portefeuljes te werk en elkeen te beskryf.
 

Beskrywing

  • Doel van portefeulje  Om nodige beleidsdokumente te skryf, hersien en beskikbaar te stel, en kritiese kommentaar op konsepbeleide te lewer
  • Moontlike fokusareas  Vestiging van ’n beleidseenheid, opname en vrystelling van beleidsdokumente, naslaan van tipe beleidsdokumente en riglyn opstel vir die skryf van beleide, riglyne, protokols, ens.
  • Groot | Middelslag | Klein portefeulje  Selde ’n selfstandige portefeulje, kan deel vorm van die onderprim of sekretaris se portefeuljes
  • Begroting vir portefeulje  Nul-begroting
  • Deurlopende | Eenmalige verantwoordelikheid  Die skryf, hersiening en kritiese evaluering van beleidsdokumente is ’n deurlopende verantwoordelikheid
  • Delegeerbare | Verteenwoordigende verpligtinge  Die beleidseenheid hoef nie net uit HK-lede te bestaan nie en nie alle lede hoef in dieselfde koshuis te wees nie. Die HK kan al die werk delegeer, maar behou die besluitnemingsbevoegdheid om beleide in te (laat) stem (deur die koshuis), en die verantwoordelikheid om die nodige beleidsdokumente op datum te hou en vrylik beskikbaar te stel aan koshuislede en voornemende inwoners
  • Hoeveelheid geskatte uur neem die portefeulje in beslag?  Min HK’s bedryf ’n Beleidseenheid as portefeulje en beleide word ad hoc hersien, of kommentaar op universiteitsbeleide word op primkomitee- of studenteraadsvlak gelewer. Indien ’n komitee verkies word, hoef die HK-lid bloot tweeweeklikse vergaderings (van twee tot drie ure elk) te lei waarna dokumentskryf deur komiteelede gedoen kan word.
  • Besigste tye van die jaar  In aanloop tot huisvergaderings of ander spertye, afhangende van die beleid
  • Aard van werk  Heelwat noulettende lees- en skryfwerk.
  • Vaardighede wat jy sal aanleer  Kennis van verskillende beleidsdokumente en die vaardigheid om self beleide te skryf, noulettend te lees en kritiese kommentaar op konsepbeleide te lewer. ’n Begrip vir die waarde van verskillende tipe beleidsdokumente om die bestuur van ’n koshuis oor ’n langer termyn te rig

Oorsig

Om beleid te skryf, is belangrik – veral in ’n vinnig-veranderende studenteleierskapskonteks waar jy op volhoubare wyse vernuwing wil bewerkstellig. Daar is baie verskillende tipe beleidsdokumente: ’n strategie, visie, missie, handves, grondwet, etos, reglement, protokol, riglyn, ens. Wat is jou koshuis se herwinningsbeleid? Watter kommunikasie-protokol word gevolg? Hoe word nuwe HK’s verkies? Wie is by magte om die kamerkiesstelsel te verander?

Tans is daar nie baie koshuise wat beleidseenhede het nie: die grondwet en portefeulje-reglemente word selde hersien, ’n etos word as ’n eenmalige, onveranderbare dokument beskou en wanneer daar universiteitsbeleide (soos ’n koshuisplasingsbeleid) na studente toe afgewentel word, is dit gewoonlik iets waarna die primarius namens die koshuis kyk en op primkomitee-vlak bespreek.

My voorstel sal wees dat HK’s lede vanuit hulle onderskeie koshuise nomineer om in “kluster-beleidseenhede” te dien. (Klusters is groeperinge van koshuise en privaatwyke.) Dit sal ’n oplossing bied vir die beperkte vaardigheid wat daar moontlik in koshuise mag bestaan – en dit sal beleidseenhede bemagtig om beleide oor verskillende studente-omgewings te yk en met mekaar te belyn. Die kluster-beleidseenheid sal beleide identifiseer en aanbevelings maak aan die onderskeie HK’s van die verskillende koshuise, wat steeds outonoom besluit wat hulle wil laat instem en wat nie.

Evalueringsvrae

  • Fitness of purpose  Om enigsins te oordeel of die HK of koshuis se doelwitte belyn is met die universiteit s’n, het jy ’n missie/visie nodig, sowel as ’n basiese etos. Dit is beleidsdokumente.
  • Fitness for purpose  Om beleide te skryf en te interpreteer, is ’n gespesialiseerde vaardigheid wat nie vanself onder studente ontwikkel word nie; dit is ook nie ’n aspek van studenteleierskap wat noodwendig vir baie studente interesseer nie.
  • Value for money  Beleidsdokumente maak HK-portefeuljes meer deursigtig en makliker om voor te begroot. Reglemente wat die pligte van elke porteulje omskryf en HK-portefeuljeverslae wat verslag doen van uitgawes en swak- en sterkpunte, bemagtig daaropvolgende HK’s om oordeelkundige besluite te kan neem.
  • Transformation  Beleidsdokumente bied ’n koshuis en verskillende termyne se HK’s die nodige riglyne op skrif wat hulle kan gebruik om hulle doelwitte aan te meet.
Advertisements

Bate-aankope, Inventaris, Klanksisteem

Standaard
As deel van ’n grotere gesprek oor studenteleierskap is ek besig om deur ’n lys van huiskomitee-portefeuljes te werk en elkeen te beskryf.
 

Beskrywing

  • Doel van portefeulje  Om bates aan te koop en rekord te hou van duur toerusting wat aangeskaf is.
  • Moontlike fokusareas  Groter aankope wat winsgewender is om te besit as te huur, soos bv. ’n dataprojektor, klanksisteem, fotografiese- en videokameras,spotlight-ligte, paviljoene, snoeker- of tafeltennistafels; aankope wat die missie en visie van die koshuis bevorder
  • Groot | Middelslag | Klein portefeulje  Selde ’n selfstandige portefeulje, kan deel vorm van die tesourier of HK-lid vir Instandhouding se portefeuljes
  • Begroting vir portefeulje  Afhangend van items op die koshuis se wenslys
  • Deurlopende | Eenmalige verantwoordelikheid  Die aankoop van groot items is dikwels eenmalige gebeurtenisse oor ’n paar termyne versprei
  • Delegeerbare | Verteenwoordigende verpligtinge  Die besluit vir groot aankope berus of by die hele HK of al die huislede wat by ’n huisvergadering moet instem tot die aankoop van groot-uitgawe bates; die HK-lid het dus nie self uitvoerende magte nie
  • Hoeveelheid geskatte uur neem die portefeulje in beslag?  HK’s moet konstant op die uitkyk wees watter uitgawes hulle aangaan en watter aankope hulle kan maak om oor die bestek van meerdere termyne meer koste-effektief met die huisbegroting om te gaan. Verskillende kwotasies moet ingewin word en die HK-lid sal alternatiewe befondsingsopsies moet ondersoek ten einde ’n voorlegging aan die HK- en huislede te maak. In totaal hoef die werk egter nie meer as tien ure in beslag te neem nie
  • Besigste tye van die jaar  Geen spesifieke tyd nie; waarskynlik eerder later in die HK-termyn
  • Aard van werk  Inwin van kwotasies, bestudering van verskillende befondsingsopsies (skenkings, borge, uitverhuringsmoontlikhede, lening aangaan, geld inwin)
  • Vaardighede wat jy sal aanleer  Oordeelkundige besluitneming en finansiële volhoubaarheid, hoe om kwotasies in te win, koste-implikasies te bereken en vooruitskattings te maak ten einde ’n oortuigende voorlegging te maak, onderhandeling met borge en donateurs, verantwoordelikheidsin om rekord te hou van toerusting wat deur vorige HK’s aangekoop is

Oorsig

Dit maak sin om elke paar jaar ’n groot bate-aankoop te maak vir ’n koshuis, in plaas daarvan om herhaaldelike huur-onkostes aan te gaan. Maar waak teen die gevaar van mission drift. En betrek die inwoners in die besluitnemingsproses. Tegnologiese aankope verloor gou hulle waarde en duur toerusting kan maklik wegraak of breek as toesig daaroor nie aan spesifieke huislede gekoppel word nie. Die uitneem van versekering mag ook oorweeg word.

Evalueringsvrae

  • Fitness of purpose  Koshuise is nie besighede of vakansieplase nie; die versoeking is dikwels groot om platskerm satelliet-TV’s aan te koop of toerusting wat vir ’n wins aan ander omgewings uitverhuur kan word.
  • Fitness for purpose  HK-begrotings laat nie dikwels toe dat groot uitgawes sonder meer aangegaan kan word nie; huisgelde word nie bestuur om elke jaar ’n wins oor te dra nie, dit kan dus moeilik wees om sinvolle aankope maklik te kan aangaan. Koshuise het ook dikwels nie stoorplekke of sekerheidsmaatreëls om sulke aankope te beveilig nie.
  • Value for money  Hierdie kriterium is waarom groter bate-aankope oorweeg kan word: as dit oor ’n langer termyn geld sal spaar, maak ’n bate-aankoop finansieel sin. Is daar enige hidden costs?
  • Transformation  Groot bate-aankope moet opgeweeg word teenoor ander moontlike aankope wat aangegaan kan word. Maak dit meer sin om ’n vlugbalnet te koop of ’n hokkie-kit? Om ’n platskerm-TV aan te skaf of nuwe gym-toerusting?

Argief, Argief en Erfenis, Koshuisgeskiedenis, Leeskamer

Standaard
As deel van ’n grotere gesprek oor studenteleierskap is ek besig om deur ’n lys van huiskomitee-portefeuljes te werk en elkeen te beskryf.
 

Beskrywing

  • Doel van portefeulje  Om die erfenis van ’n koshuis te bewaar, die huidige inwoners daarvan bewus te maak en oudinwoners ’n ruimte te bied om hulle geskiedenis te besigtig
  • Moontlike fokusareas  Die inrig van ’n argief, die neem en raam van foto’s (algemene foto’s, HK- en huisfoto’s), saamstel van ’n reünieblad, skep van ’n leesruimte, skep van ’n koshuiskultuur wat die geskiedenis en herkoms van die koshuis waardeer, opstel van ’n virtuele/web-argief
  • Groot | Middelslag | Klein portefeulje  Gewoonlik ’n klein portefeulje
  • Begroting vir portefeulje  Minimaal, gewoonlik vaste jaarlikse uitgawes vir die neem van gebruiklike foto’s, soos die amptelike huisfoto, huiskomiteefoto en primfoto, sowel as die saambundel van algemene foto’s en stories in ’n jaarlikse gedenkboek, maar die begroting kan groter wees, indien daar ingeteken word op koerante en tydskrifte, of as ’n koffiekamer ingerig is of nuwe rakke ingebou word (gewoonlik uit ’n meublement-begroting)
  • Deurlopende | Eenmalige verantwoordelikheid  ’n Argief is ’n deurlopende portefeulje met materiaal wat moontlik in die toekoms van geskiedkundige kan wees, wat versamel moet word, hetsy dit koshuispublikasies is of foto’s en stories van gebeure
  • Delegeerbare | Verteenwoordigende verpligtinge  Hierdie portefeulje is grootliks delegeerbaar en indien daar inwoners is wat passievol is oor geskiedskrywing en -navorsing kan hulle in komiteeverband ’n groot bydrae lewer, sonder dat die HK-lid konstant toesig hoef te hou
  • Hoeveelheid geskatte uur neem die portefeulje in beslag?  Die portefeulje hoef net die bestuur van ’n komitee te behels en sal dus sowat ’n uur per maand verg vir vergaderings en nog ’n uur per maand vir voorbereiding, insameling van materiaal en skakeling met instellings vir boeke/koerante, die neem of raam van foto’s, of die aanskaffing van meubels.
  • Besigste tye van die jaar  Waarskynlik ter voorbereiding vir die eerstejaars en hulle ouers se aankoms by die koshuis (aan die einde van die vierde kwartaal of voor die begin van die eerste kwartaal), of ter voorbereiding van ’n reünie
  • Aard van werk  Opgaar van dinge: koerante, koshuisfunksie-uitnodigings, koshuis-klerasie, briewe of berigte in die koerant, prestasie in kompetisies, uitblinkers, ens. Neem van sekere foto’s, digitalisering van erfenis-materiaal, en skep van ’n waarderende kultuur in die koshuis vir die geskiedenis van die plek en sy alumni. Verfraaïng van ’n ruimte en die skep van ’n atmosfeer wat ontvanklik is vir inwoners en gaste
  • Vaardighede wat jy sal aanleer  Waardering vir die erfenis van ’n instelling en die rykheid van ’n gemeenskap wat oor ’n tyd ’n geskiedenis opgebou het, insig in dít wat tans gebeur wat ewigheidswaarde het

Oorsig

Nie alle koshuise het die luukse van ’n fisiese ruimte wat as argief ingerig is nie; indien nie, kan dit ’n fokus word van ’n huiskomitee om só ’n ruimte te skep (dalk deur bestaande strukture her-in te rig). Hoe dit ook al sy, die bewaring van ’n koshuis se erfenis kan maklik afgeskeep word, wat dit dan besonder moeilik maak vir latere huiskomitees om terugskouend ’n besef te ontwikkel van waar hulle vandaan kom. ’n Argivaris is die persoon wat rekord hou van ’n jaar se gebeure en dit getrou probeer vasvang in ’n ruimte sodat gedeelde geskiedenisse onthou kan word – al is dit bloot ’n jaarlikse huisfoto wat op die koshuis se webwerf gelaai word.

Indien die koshuis wel oor ’n fisiese ruimte beskik, raak dit die HK-lid se uitdaging om die ruimte funksioneel in te span en toeganklik vir huidige en oudinwoners te maak. ’n Effektiewe manier is om dit as leeskamer in te rig en miskien met ’n koffiemasjien as ’n gespreksruimte te gebruik. Andersins bestaan daar altyd die gevaar dat die kamer meestal as ’n stoorkamer gebruik word.

Evalueringsvrae

  • Fitness of purpose  Studente is meestal oombliksmense en vergeet maklik om rekord te hou van dít waarmee hulle besig is; daarom vind jy dikwels dat geskiedenis haarself herhaal – en dat studente nie leer uit dít wat hulle voorafgegaan het nie.
  • Fitness for purpose  Nie alle koshuise het die luukse van ’n argiefruimte nie en selde word komiteelede aangestel wat ’n waardering vir die optekening van geskiedenis het; dit is dus dikwels die geval dat HK-lede nie in ’n posisie is om argiefmateriaal bymekaar te maak en veilig te bewaar of ten toon te stel nie. Die inrig van ’n argief is selde ’n projek wat binne een HK-termyn afgehandel kan word en verg dus dat ’n langtermyn visie vanaf een studenteleierjaar na die volgende oorgedra word. As dit bouwerk en meubilering insluit, kan dit ’n moeisame projek wees.
  • Value for money  Hierdie portefeulje is nie duur om te bedryf t.o.v. vaste uitgawes nie. Maar die tyd wat komiteelede sal moet insit om foto’s uit te soek en netjies te raam en die argief tot ’n funksionele ruimte te omskep, is heelwat werd. Dit is belangrik dat HK-lede hierso leiding verskaf en nie verval in die afhandeling van kleinere take nie. Vir ’n koshuis is ’n argief van onskatbare waarde in die langtermyn.
  • Transformation  Jy kan nie verander of vernuwe sonder dat jy weet waarvandaan jy kom nie. Só is dit ook met ’n koshuisgemeenskap. En om deurlopend oor verskillende jare en dekades heen die regte aspekte te “meet” of daaroor ondersoek in te stel, kan jou help om transformasie in ’n sekere rigting te help bewerkstellig.

Alumni, Alumni-verhoudings, Oudbond, Reünie

Standaard
As deel van ’n grotere gesprek oor studenteleierskap is ek besig om deur ’n lys van huiskomitee-portefeuljes te werk en elkeen te beskryf.
 

Beskrywing

  • Doel van portefeulje  Om oudinwoners/alumni ingelig en betrokke te hou by die Universiteit en hulle ervaring te ontgin vir die groeiende koshuisgemeenskap
  • Moontlike fokusareas  Die vestiging van ’n onafhanklike oudbondkomitee, verbeterde kommunikasie na oudlede, die aanmoediging van intergeneratiewe gesprekke tussen huidige en oudinwoners, die daarstel van ’n vollediger databasis van oudstudente, organisering van reünies, fondsinsameling vir projekte of instelling van beurse, deurgee van universiteitsinligting, vergemakliking van die oorgang vir huidige studente vanaf die universiteit- na beroepslewe, deel van suksesverhale, uitruil en saambundel van koshuisstories, die bestuur van ’n webblad, saamstel van ’n reünieblad.
  • Groot | Middelslag | Klein portefeulje  In die jaar van ’n naderende reünie kan dit ’n groot portefeulje wees wat selfs oor ’n paar HK-lede versprei word, maar andersins sou hierdie porteulje as klein beskou kon word.
  • Begroting vir portefeulje  Dit sou met ’n nul-begroting bestuur kon word, veral as daar van e-kommunikasie gebruik gemaak word; reünie-funksies verg gedetailleerde begrotings en moet verkieslik met vooraf-betalings en borgskappe vereffen word
  • Deurlopende | Eenmalige verantwoordelikheid  Kommunikasie na oudinwoners is ’n deurlopende verantwoordelikheid, met dalk enkele eenmalige gassprekers of ’n reünie-naweek wat eenmalig is
  • Delegeerbare | Verteenwoordigende verpligtinge  Die werkslading kan gedelegeer word na huidige huis- en oudbondlede; indien ’n oudbond nog in die lewe geroep moet word, sal baie inisiatief van die HK-lid verwag word
  • Hoeveelheid geskatte uur neem die portefeulje in beslag?  ’n Reünie kan baie tyd verg, veral omdat daar so baie rolspelers is met wisselende verwagtinge. Sien asseblief ’n latere inskrywing oor sosiale funksies. Die algemene skakeling met die universiteit se alumni-kantoor en ’n oudbondkomitee-voorsitter, sowel as met jou interne komitee sal seker so 5 ure per kwartaal beloop, maar dit kan baie meer wees, veral as sprekers gereeld genooi word.
  • Besigste tye van die jaar  In aanloop van ’n reünie, andersins soos deur die HK-lid bestuur. Heelwat kommunikasie kan deur e-pos en webkommunikasie met oudbondlede en alumni geskied
  • Aard van werk  Skakeling met oudstudente, vertolking en rapportering van koshuisgebeure, bestuur van ’n komitee om databasisse op te dateer, inligting in te samel en met oudinwoners te skakel
  • Vaardighede wat jy sal aanleer  Diensingesteldheid, skakeling met die universiteit se alumni-kantoor, skakeling met studente en professionele beroepsmense, aanmoediging van intergeneratiewe gesprekvoering, optekening van stories, vermoë om te antisipeer wat verskillende (dekades se) oudinwoners se behoeftes is, ontginning van alumni se lojaliteit ten bate van die universiteit, motivering van ’n komitee en delegering van werk

Oorsig

Hoe ouer ’n koshuis word, hoe meer alumni stuur dit die wêreld in. En met oudstudente is daar gewoonlik ’n behoefte om kontak te behou met die mense met wie hulle ’n ruimte gedeel het. Mense wat saam woon, deel gewoonlik ’n sterk en positiewe sentiment oor die tuiste wat hulle saam gevorm het; lojaliteit en trots is sigbaar en word rigbaar in die stories wat oudstudente vertel van hulle verblyf en die studentepret wat hulle saam gehad het. Daarom kan ’n sterk oudbond en goeie kommunikasie en wedersydse gesprek voordelig wees vir al die partye betrokke, met oudstudente wat voel dat hulle terugploeg en die huidige studente wat ’n breër sin van gemeenskap en geborgenheid ervaar.

Daar is ’n verskil tussen ’n koshuis wat nuut begin is en nog ’n oudbond moet vestig of ’n eerste 5-jaar reünie moet reël, en ’n koshuis wat al etlike dekades gevestig is. Só sal die aard van hierdie portefeulje ook verskil.

Die gevaar bestaan dat huiskomitees hulle oudinwoners bloot nader vir skenkings en borgskappe en alumni nie ingelig hou van gebeure waarin hulle moontlik geïnteresseerd sou wees nie. Hierteen moet huiskomitees waak en  eerder met ’n diensingesteldheid probeer om ’n goeie verhouding met oudinwoners op te bou.

Oudbonde kan besonder positief vir ’n koshuis wees as die oudbondleierskap verstaan watter waardes in die koshuis uitgebou word en wat die etos van ’n omgewing is. Oudinwoners kan waardevolle mentors wees en kan abstrakte waardes wat nagestreef word, inkleur en verhelder met ware stories uit hulle eie verlede.

Hierdie portefeulje sluit nou aan by die uitbou van ’n Argief en die optekening van ’n koshuis se geskiedenis. Op sy beste, funksioneer die HK-lid bloot as (i) skakel met die oudbondkomitee om te luister wat hulle behoeftes is, en (ii) bestuur  intern ’n komitee om die nodige kommunikasie aan oudinwoners te verskaf en geleenthede te skep waar huidige en oudinwoners saam die etos van die koshuis kan uitbou.

Evaluering

  • Fitness of purpose  Tensy die koshuis ’n bestaansjaarviering het, is die doel van hierdie portefeulje nie altyd sigbaar vir die koshuis of maklik-moniteerbaar deur die huiskomitee nie. Die spesifieke doel van hierdie portefeulje sal verskil vir ’n nuwe koshuis wat moontlik nog ’n databasis moet vestig of geleenthede moet identifiseer waarna hulle onlangs-afgestudeerde studente na toe kan nooi, van ’n koshuis waar ’n oudbond alreeds selfstandig funksioneer. Wat belangrik is, is dat die doel van die portefeulje sentreer rondom die vestiging van ’n koshuisgemeenskap en die bevordering van intergeneratiewe gesprekke. Dit kan aanloklik wees om fondse in te werf vir grootse aanbouïngsprojekte of om telkens skenkings en borgskappe aan te vra. Hierdie doele moet belyn word met die koshuis- en universiteit se visie/missie.
  • Fitness for purpose  Hoe gerat is die huiskomitee om ’n reünie te reël en ’n gedenkblad uit te bring? Hierdie portefeulje funksioneer goed as die kommunikasielyne oop is en daar ’n oudbondkomitee is wat verskillende jaargroepe verteenwoordig en selfstandig funksioneer. Elke koshuis sal in ’n verskillende stase van ontwikkeling wees en dit is belangrik vir die HK-lid om te identifiseer waarop aandag gefokus moet word sodat die portefeulje meer volhoubaar oorgegee kan word vir ander
  • Value for money  Die vestiging van ’n aktiewe oudbond en goeie kommunikasie met alumni mag vir studente, wat gewoonlik eerder ingestel is op die huidige oomblik as die verre verlede of nabye toekoms, as ’n vermorsing van tyd voorkom. Dit neem tyd om ’n databasis van kontakbesonderhede te skep en om gassprekers te nooi vir die getal huidige inwoners wat sulke praatjies bywoon. Tog, is hierdie een van die enigste portefeuljes wat ’n volhoubare addisionele inkomste kan verseker, mits ’n sin van lojaliteit by alumni gekoester word.
  • Transformation  Hierdie portefeulje is uiters moeilik om te bestuur in terme van transformasie-doelwitte, want “transformasie” veronderstel noodwendig verandering en vernuwing, terwyl oudbondlede waarskynlik meestal “dit wat was” onthou en wil laat voortleef, selfs al strook dit nie met veranderende doelwitte of nuwe generasie-studente wat by die koshuis inkom nie. Nietemin, bied oudlede ook dié belangrikste bron van oorredingsvermoë juis om transformasie aan te help – oudlede het dikwels beleefde stories van hóé en wánneer en wáár hulle tot sekere insigte gekom het; en onlangse studenteleiers kan baie bydra tot ’n versnelde transformasie, deur hulle refleksies aan huidige inwoners voor te hou. Juis te midde van verandering, kan ’n oudbond leiding gee oor dít wat behoue moet bly (nie soseer die “tradisie” nie, maar die uitkomste wat daardeur bereik is).

Akademie en Mentors

Standaard
As deel van ’n grotere gesprek oor studenteleierskap is ek besig om deur ’n lys van huiskomitee-portefeuljes te werk en elkeen te beskryf.
 

Beskrywing

  • Doel van die portefeulje  Om die akademiese welstand van die inwoners te bevorder
  • Moontlike fokusareas  Die aanstelling van betroubare mentors, die interpretasie van vertroulike inligting (bv. inwoners se prestasiepunte), die skep van leef-en-leerruimtes en ’n leerkultuur onder inwoners, die wetenskaplike ontleding van die effektiwiteit van intervensie-metodes, bemarking van spoedlees-, tydsbestuur en ander werksessies, verwysing van studente wat hulp nodig het na akademiese sentra, skakeling met die Eerstejaarsakademie, reël van dosent-ontmoetings en interdissiplinêre praatjies, ontmoeting met mentors, toesig oor en proeflees van vorderingsbriewe aan ouers, opbou van leermiddele-databasis in die koshuis, monitering van die akademiese welstand van die huiskomiteelede
  • Groot | Middelslag | Klein portefeulje  Groot of middelsag, afhangende of die HK-lid self ook die hoofmentor is of nie
  • Begroting vir portefeulje  Die portefeulje kan sonder uitgawes bedryf word, maar dit is wenslik om langtermyn te begroot vir die skep van funksionele leef- en leerruimtes
  • Deurlopende | Eenmalige verantwoordelikheid  Deurlopende betrokkenheid
  • Delegeerbare | Verteenwoordigende pligte  ’n Hoofmentor kan aangewys word deur die inwonende hoof; die HK-lid dien in die Akademiese Belangeraad wat ’n kampuskomitee is met verteenwoordigers vanuit die verskillende fakulteite
  • Hoeveelheid geskatte uur neem die portefeulje in beslag?  12 ure aanvanklik vir die aanstellingsproses van mentors, daarna een uur tot drie ure per week vir e-pos korrespondensie, mentorvergaderings en kwartaallikse vergaderings met die Akademiese Belangeraad, sowel as gereelde gesprekke met die inwonende hoof
  • Besigste tye van die jaar  Tydens die aanstellingsproses van die mentors (die onderhoude) in die derde kwartaal, die reël van die verwelkomingprogram in die vierde kwartaal, die verwelkomingstydperk (wanneer die mentors die eerstejaars in hulle groepe ontmoet) en die eerste semester van die jaar (vir die uutstuur van briewe aan ouers insake die HEMIS-kredietstelsel vir hertoelating tot die universiteit en terugplasing in die koshuis, en die eerstejaarstudente se sosiale aanpassing en akademiese inskakeling)
  • Aard van werk  Denkleier t.o.v. die skep van ’n gesonde leerkultuur in die koshuis, Eksterne skakeling met ABR en ander koshuise se HK-lede vir Akademie, Interne skakeling met die Hoofmentor, mentors en eerstejaars
  • Vaardighede wat jy sal aanleer  Die vermoë om met sensitiwiteit en takt te skakel met studente wat sukkel en met studente wat akademies sterk is, en met akademici en ondersteuningspersoneel; vermoë om krities te reflekteer oor en innoverend te dink t.o.v. die bevordering van ’n gesonde leerkultuur, vermoë om mede-studente te motiveer en as span te lei, vermoë om vanuit die perspektief van ’n ouer/voog dokumentasie te redigeer, waarde van ’n diensingesteldheid en waarde van die wetenskaplike proses in die kritiese evaluering van intervensie-strategieë


Oorsig

Akademie is by baie universiteitskoshuise in die vroeë 2000’s as ’n HK-portefeulje geskep, sonder ’n fyn-uitgewerkte reglement wat voorgeskryf het wát presies in die betrokke portefeulje moet gebeur.

Die skep van die portefeulje het ontwikkel saam met die besef dat koshuise as leerruimtes ingespan behoort te word waar inwoners akademies suksesvol kan wees. Koshuise moet bydra tot die visie en missie van die universiteit en die profiel van die afgestudeerde en dit nie ondermyn nie. Dit is die hele huiskomitee se plig om te sorg dat daar ’n gesonde leerkultuur in die koshuis heers en dat studietye gerespekteer word.

Die idee van die portefeulje is om te sorg dat daar by elke besluitnemingsproses van die HK ’n persoon is wat met die akademiese welstand van die Huis gemoeid is. Verder sou die HK-lid elke kwartaal d.m.v. die inwonende hoof en die relevante steundiensomgewings die inwoners se akademiese rekords kon trek en een-vir-een bestudeer: geweegde gemiddeldes kan jou help om inwoners vroegtydig te identifiseer wat akademies sukkel of erg onderpresteer, of as ’n sekere module probleme veroorsaak dit op fakulteitsvlak bespreek. Soortgelyk kan ’n mens ook optel as iemand besonder goed presteer en dan kan só ’n persoon verder aangemoedig word – en by interne prysuitdelingsfunksies gelukgewens word.

Dit vat tyd om deur al die akademiese rekords te werk, maar dis ’n pro-aktiewe manier  om probleme op te spoor en konstruktief op te los. Die Sentrum vir Studentevoorligting (in Victoriastraat) bied verskeie akademiese ondersteuningsmeganismes en programme aan. Daar is spoedlees- en leertegniekkursusse wat gratis geneem kan word, CV- en onderhoud-werksessies, akademiese skryfhulp, ens. Min studente weet hiervan en die ruimte is dus daar dat die HK ’n effektiewe skakel kan wees.

Die meeste koshuise se gange en oop areas is steriele ruimtes sonder boekrakke en boeke. Daar is nie tradisies wat gesprek aanmoedig oor vakdissiplines heen nie, akademici word nie gereeld na sosiale funksies genooi nie en koshuis-webwerwe bevat nie forums wat gons van die kritiese debat nie. Alle ondersteuning word tans gefokus op die nuweling-eerstejaarstudente wat dalk kan veroorsaak dat hulle nie betyds genoeg selfstandigheid aanleer nie en in hulle tweedejaar begin vasval. Mentors kort ook leiding en motivering en moet voel dat hulle deel vorm van die grotere span.

Evalueringsvrae

  • Fitness of purpose Die Akademie en Mentors portefeulje sluit sterk aan by die “idee” van ’n universiteit – maar dikwels word dit as ongeïntegreerd met ander portefeuljes bestuur en vorm die strewe na akademiese sukses en ondersteuning nie deel van die etos van ’n koshuisomgewing nie.
  • Fitness for purpose Om ’n leerkultuur te vestig, is ’n komplekse aktiwiteit wat moeilik geëvalueer word, met ’n groot vertraging wat ingebou is t.o.v. intervensie en die invloed wat dit moontlik op ’n leerkultuur het. Dit mag nodig wees om sistemies te dink en langtermyn analises oor ’n reeks jare te trek.
  • Value for money Om die fisiese fasiliteite van ’n gebou te verander en ruimtes te skep wat ’n gesonde leerkultuur bevorder, kan groot uitgawes inhou, met moeilik-meetbare dividende wat dit oplewer. Dit mag nodig wees om fondse vanuit ander universiteitsbegrotings te bekom
  • Transformation Dit mag nodig wees om nuweling-studente se “leerkultuur” te meet voordat hulle by die koshuis inkom en dan met ’n “appreciative inquiry”-werkswyse te identifiseer óf, wáár, wanneer en hoe hulle gesindheid tydens hulle verblyf in die koshuis, verander het

Wat beheer wie in ’n komplekse stelsel?

Standaard

Wanneer jy ’n kraan oopdraai en ’n glas vol water tap, dan veroorsaak jý die vloei van water. Wanneer jy die kraan toedraai, omdat die glas vol is, wat noop jou om só te doen?

Dikwels vereenvoudig ons bogenoemde na ’n lineêre oorsaak en gevolg-aksie, maar eintlik is daar ’n sistemiese verwantskap tussen: jy (wat waarneem) → jou hand (wat die kraan draai) → die spoed waarteen die water uitvloei → die mate waartoe die watervlak styg → jy (wat waarneem) → jou hand (wat die kraan draai), ens. Dus: net soos wat jy veroorsaak dat die watervlak styg, veroorsaak die stygende watervlak dat jy die kraan toedraai.

Só is dit in ’n sisteem. Dit is nie net die doener wat invloed uitoefen nie; dít wat gedoen is, speel ook ’n bepalende rol.

>>

En hoe meer rolspelers en aktiwiteite daar in ’n stelsel is, hoe meer interafhanklik raak prosesse van ál die rolspelers, hulle waarnemings en die strukture waarin hulle funksioneer. Met studenteleierskap is dit ook só. Met sisteme wat in plek gestel en portefeuljes wat bedink word, so kry portefeuljes ’n lewe van hulle eie. Kort voor lank bepaal die grootte en aard van ’n portefeulje watter HK-lid daaraan toegeken word; nie andersom nie!

Met die glas water is daar darem ’n duidelike limiet: die stelsel het ’n begin (die glas wat leeg is) en ’n einde (die kraan wat toegedraai word). Met HK-termyne is dit tot ’n mate ook só: daar is ’n duidelike begin- en einddatum van elke termyn, máár elke termyn begin met ’n effens groter glas – om die groter “dors” (die verwagtinge van die kiesers) te les.

Só tap ons die HK – elke jaar effens leër.

>>

Vir die rolspelers in die stelsel is dit moeilik om te sien dat die glas keer-op-keer groter word, die verbruik en vermorsing ál hoe meer. Eers wanneer die reservoir leeg is of die glas te swaar word en val, breek die stelsel kortstondig en kan ’n mens die sinvolheid van die sisteem in heroorweging neem.

>>

Nié dat kompleksiteit of stelsels “verkeerd” is nie; inteendeel, dit bied volhoubaarheid in kontekste met min kontinuïteit.

Maar verander die glas water na ’n stort met ’n vertraagde geyser, dán raak dit moeiliker om te skat hoe wyd jy die kraan moet oop- of hoe vinnig jy dit moet toedraai om kokende of ysige water vry te spring.

Die funksie was ’n “reuse-sukses”

Standaard

In HK-portefeuljeverslae lees jy dikwels dat ’n funksie ’n “reuse-sukses” was, sonder dat die aard van die “sukses” of die “gehalte” van die funksie werklik gedefiniëer is of ontleed kon word.

So, dalk moet ons met ’n definisie van “gehalte” begin?

En in plaas daarvan om self ene op te maak, kom ons gebruik ene wat alreeds deur die Hoër Onderwys Gehaltekomitee (HOGK, HEQC in Engels) gebruik word:

The quality assurance framework and criteria of the HEQC are based on a multi-faceted definition of quality viz.:

  • Fitness of purpose based on national goals, priorities and targets.
  • Fitness for purpose in relation to a specified mission within a national framework that encompasses differentiation and diversity.
  • Value for money judged in relation to the full range of higher education purposes set out in the White Paper on Higher Education. Judgements about the effectiveness and efficiency of provision include but are not confined to labour market responsiveness and cost recovery.
  • Transformation, in the sense of developing the capabilities of individual learners for personal enrichment, as well as the requirements of social development and economic and employment growth.

Om HK-portefeuljes aan bogenoemde te meet, het ons nodig om vooraf openlik te stel wat die uitkomste van elke portefeulje is.

Dan kan ons kyk of dit belyn is met die koshuis- en universiteit se visie, en dit in terme van belangrikheid prioritiseer. Alle koshuise en privaatwyke kan en hoef ook nie álles wat doenbaar is, aan te pak nie – en soos wat die geval is met die verskillende tipe universiteite in Suid-Afrika, is dit dalk goed dat ons as omgewings onsself ook differensiëer t.o.v. ons unieke sterkpunte.

En wanneer jy ’n portefeulje bestuur, moet jy jou oog hou op koste-effektiwiteit (hoe om jou komiteelede in te span om hoë-kwaliteit aktiwiteite te reël teen die laagste moontlike onkoste) en transformasie (hoe jy jou komiteelede bemagtig om idees met mekaar te onderhandel en tot uitvoering te bring).

“Transformasie” kort waarskynlik ook ’n definisie, maar vir eers kan ons dalk volstaan by: die vestiging van ’n demokratiese, waardegedrewe kultuur by leef-en-leer gemeenskappe én die aktiewe afbreek van outokratiese magshiërargieë wat maklik vanself ontstaan.