Daily Archives: April 15, 2012

Deel van ’n groter sisteem

Standaard

Sodra jy as ’n studenteleier verkies word, is dit belangrik om te besef dat jy deel vorm ’n groter sisteem – ’n komplekse stelsel waarin daar baie rolspelers is. Dit help om te verstaan waarvan jy en jou huiskomitee deel vorm en wat die grotere doele is van universiteite en opvoeding, veral in ’n ontwikkelende land.

Voor jy as HK-lid verkies is, het jy waarskynlik weinig hieroor nagedink. Jou invloedsfeer was beperk tot jou vriendekring en klasmaats wat tot ’n groot mate oombliksmense is: ouens vir wie jy vinnig kan sms as jou sosiale planne verander.

Maar sodra jy deel van ’n grotere sisteem vorm, help dit om kennis te neem van strominge van geld, tyd, denke en energie wat alreeds met groot moeite deur die universiteitsbestuur in spesifieke rigtings gekanaliseer word. Jy moet “die tekens van die tye” kan lees – en jouself met bestaande inisiatiewe probeer belyn.

’n Universiteit is opsigself ’n komplekse organisasie: daar is wysgeërs wat hulle rol só verstaan, as die draers van kennis; akademici streef ’n sekere wetenskaplike ideaal na, maar probeer tog om hulle navorsing so relevant as moontlik te hou; die ondersteunende personeel help dat studente kan registreer, beurse ontvang, in koshuise bly, dat vraestelle afgerol word: die verskillende afdelings by ’n universiteit se doel is om die verrigtinge te stroomlyn en so koste-effektief as moontlik ’n stel dienste aan die personeel en studente te lewer – ’n ge-oliede masjien, met burokratiese prosesse; omdat die universiteit op die voorpunt van kennis is, is daar ook geldmaak-eenhede aan die instelling waar nuwe idees ontgin word vir geld en waar innovasie en ekonomiese spelreëls van toepassing is; inderwaarheid is ’n universiteit wat vir baie van ons as ’n lomp, stadige, statiese organisasie voorkom, konstant besig om te verander en te vernuwe: soms op grond van navorsingsontwikkeling, soms ter wille van koste-effektiwiteit of dienslewering – lees gerus Barnett (2011) se Being a University.

Sodra jy tot ’n studenteleiersposisie verkies word, is jy deel van dié organisasie. Jy kan nie bloot geld uit jou beursie haal en iets aankoop nie; jy moet drie kwotasies kry en ’n rekwisisienommer aanvra. Vir party nuutverkose HK-lede is dié rompslomp net een te veel, maar daar is ook groot voordele aan al die mannekrag en hulpbronne wat beskikbaar is – mits jy nie heeltyd onstrategies, man-alleen stroomop probeer swem nie.

In dié verband dink ek dit kan werklik help om jou rol te verstaan binne die huiskomitee, jou koshuis en die universiteit as leerinstellings (learning organisations), waar jy sistemies oor sake dink, jouself oopstel om nuwe vaardighede aan te leer, jou bestaande denkraamwerke krities bevraagteken, meewerk aan ’n gedeelde visie en gesamentlike leer as HK en koshuis nastreef – lees gerus Senge (1990) se seminale werk The Fifth Discipline – The Art & Practice of The Learning Organisation.

Om jou koshuisleierskapstruktuur as ’n leerinstelling te beskou, vermoed ek, beïnvloed beslis die wyse waarop jy sukses definiëer en die kriteria wat jy gebruik om jou portefeuljes mee te evalueer.

’n Vlaag van portefeuljes

Standaard

Ek wil sistematies deur ’n verskeidenheid pligte en portefeuljes van studenteleiers (lede van huiskomitees) praat, sodat studenteleiers kan fokus op dít wat werklik saak maak, eerder as om tyd te bestee aan aktiwiteite wat nie langtermyn impak op hulle omgewings (koshuise, privaatwyke) sal hê nie.

Met “portefeuljes” bedoel ek take wat aan spesifieke studenteleiers toegeken word, soos om ’n huisdans te reël of om namens koshuisinwoners met die voedseldiensverskaffers te skakel. Daar is baie portefeuljes wat oor die jare uitgedink is – die mees bekende beskryf ek kortliks hieronder:

  • Primarius of die primaria: die hoofstudent van die koshuis/privaatwyk wat as voorsitter van die huiskomitee (HK) dien en oorhoofs verantwoordelik is vir die funksionering van die HK
  • Onderprimarius of die onderprimaria: ondersteunend tot die hoofstudent, dikwels met een of twee hoëvlak-portefeuljes
  • Sekretaris: opsteller van die agendas en notules vir HK- en huisvergaderings, die sameroeper van die uitvoerende komitee van die HK, dikwels verantwoordelik vir interne HK-kommunikasie en -gelukwensings, gewoonlik die kurator van beleide en protokolle
  • Tesourier: die hoof finansiële beampte van die HK, verantwoordelik vir die begroting en in- en uitbetalings, skakeling met die universiteit se Afdeling Finansies)
  • Sosiaal: HK-lid wat verantwoordelik is vir die reël van (sommige) sosiale funksies, veral danse, maar ook ander skakelings, veral met ander koshuise/privaatwyke se HK’s
  • Sport: koördinering van sportspanne vir ligawedstryde, dikwels met die hulp van ’n reeks verkose verteenwoordigers en/of -afrigters; soms verantwoordelik vir die reël van ’n interkampus-sporttoer
  • Kultuur: die HK-lid wat geleenthede reël waar inwoners verskillende vorme van kultuur (teater, musiek, literatuur, kuns, ens.) kan beleef.
Bogenoemde is die portefeuljes waarmee die meeste koshuisinwoners vertroud is, maar HK-lede het wel méér hooi op hulle vurk. Ná ’n soektog op die webwerwe van ons hoofkampus se koshuise en -privaatwyke, kon ek die volgende lys van HK-portefeuljes saamstel (wat ek vir eers voorhou sonder verdere beskrywende inligting):
  1. Akademie, Akademie en Mentors
  2. Alumni, Alumni-verhoudings, Oudbond, Reünie
  3. Argief, Argief en Erfenis, Koshuisgeskiedenis, Leeskamer
  4. Bate-aankope, Inventaris, Klanksisteem
  5. Beleidseenheid, Etos en Grondwet, Beleidshersiening
  6. Bemarking
  7. Bewusmakingsweke, Borskankerweek, Bloedskenk, Drank- en dwelmmisbruik-veldtogte
  8. Borge, Korporatiewe verhoudings
  9. Dienste (Kuierkroeg, Pub, Snoepie, Vendingmasjien, Gimnasium)
  10. Dissipline, Dissiplinêre Komitee, Tugkomitee, Boetes
  11. Eerstejaars, Tweedejaars, Seniors, Senaat, Oumanne, Raad van oudstes, Outannies
  12. Eretoekennings, Prysuitdeling, Afskeidsfunksie, Laaste ete, Huisverlatersete
  13. Geestelik
  14. Gemeenskapsinteraksie, Gemeenskapsbou
  15. Global citizenship, Burgerskap, Internasionale studente, World Wise
  16. Groen, Groensake, Eko- en omgewingsake, Volhoubaarheid
  17. HK-verkiesing
  18. HK-afskeid
  19. Huisweek, Verjaarsdagweek, Bemarkingsweek, Interblok, Interseksie-kompetisie, Huisgees, Tradisies, Spesiale Seremonies
  20. IT (Rekenaars, Rekenaarsentrum, Drukkers, E-pos verspreidingslys, Webwerfontwerp en -instandhouding)
  21. JOOL, Karnaval, MAD2 (Geldinsamelingstoer, Borge, Bemarking, vensterversierings, vlotoptog, trollieresies, buddy-veldtog, gemeenskapsprojek, Pretdraf)
  22. Kamerindeling, Kamerpunte, Kamerkies, Komitee-administrasie
  23. Klerasie, Merchandise, Branding, Corporate Identity
  24. Klusters, Luister-Leef-en-Leer Gemeenskappe
  25. Kritiese denke, Dialoog, Gesprek, Aktuele Kwessies
  26. Kultuur (Kleinsêr, Massasêr, Toneelfees, Kuns- en Fotokompetisie, Mensverf, Woordfees, KKNK-toer)
  27. Leierskapsontwikkeling, HK-opleiding, HK-kamp, Tweedejaarskomitee, Eerstejaarskomitee
  28. Media en Kommunikasie (Huis e-pos, Webwerf, Nuusblad, Koshuiskoerant, Jaarblad, Fotografie, Foto’s, Facebookblad, Twitterfeed, SMS, Publikasies)
  29. Openbare Betrekkinge, Eksterne skakeling
  30. Onderprimarius, Onderprimaria
  31. Parkering
  32. Personeelskakeling (Voedseldienste, Skoonmaakdienste, Instandhouding)
  33. Portefeuljebestuur, Projekbestuur en Beplanning
  34. Primarius, Primaria
  35. Sekretaris, Interne Betrekkinge
  36. Seksies, Blokke
  37. Skoonheid, Modeparade, Mnr en Mej kompetisies en -Veilings
  38. Sosiaal (Huisdans, Huisfondsdans, Hanedinee, Hennedinee, Verhoudingsbou)
  39. Sport (Rugby, Krieket, Hokkie, Tennis, Netbal, Sokker, Sporttoer, Diverse Sport, Kleinsport, Skaak, Tafeltennis, Gholf, Pluimbal, Onderwaterhokkie, Sportklubs, Bondelsport)
  40. Tesourier
  41. Transformasie, Diversiteit, Kultuurhernuwing, Kultuurvernuwing
  42. Unieke koshuisspesifieke funksies (Quadnaval, Carry-six-packers, Damestouch, Birthday week, Blokvensters, Met)
  43. Veiligheid- en Risikobestuur, Krisisbestuur
  44. Versiering, Koshuisverfraaïng, interieur
  45. Verwelkomingsprogram, Oriënteringsprogram
  46. Vroueweek, Mannenaweek, Damestee, Manne-braai, Familiedag, Pa-en-Dogter dag, Kamerreünie
  47. Welwees, Rekreasie
  48. Werwing van voornemende studente, Koshuisbeurse

Bogenoemde is nie ’n volledige lys nie – en sommige portefeuljes wat in hakies gelys is, word tipies tussen verskillende HK-lede onderverdeel. Sommige huiskomitees het slegs sewe lede; ander sewentien.

Hoe sou jy dié portefeuljes verder klassifiseer? Sommige HK’s groepeer hulle saam as “groot”, “middelslag” of “klein” portefeuljes. Jy sou ook ’n onderskeid kon tref tussen portefeuljes wat eenmalig plaasvind teenoor portefeuljes wat regdeur die jaar bestuur word; portefeuljes wat administratief van aard is teenoor dié wat skeppendheid en vernuwing vereis; portefeuljes waarvoor daar selfstandige komitees aangestel word teenoor portefeuljes wat slegs deur die HK-lid bedryf kan word.

As jy hierdie lys van portefeuljes lees, kan jy verstaan hoekom ek die projek van ’n HK-webgids loods. Daar is sóveel druk wat op HK’s geplaas word (dikwels deur hulleself, maar ook deur diegene wat hulle ingestem het), dat dit moeilik is om kop bo water te hou. Een oomblik staan jy vir ’n leiersposisie; die volgende oomblik word jy toegegooi met ’n magdom organisatoriese werk.

Buiten hierdie portefeuljes het HK-lede ook algemene pligte en verantwoordelikhede wat hulle moet nakom. Hulle moet toesien dat stiltetye toegepas word (en boetes uitskryf); hulle moet weekliks as HK vergader, debatteer oor etiese kwessies en kennis neem van reëlings wat hulle aan huislede moet oordra (by seksie- of blokvergaderings); hulle moet huisvergaderings reël, sportwedstryde ondersteun en koshuisfunksies getrou bywoon; hulle moet inskakel by kampuskomitees, met rolspelers vergader en baie e-posse met takt beantwoord; hulle moet geld insamel en bemarking doen vir dít wat hulle reël; komitees aanstel en toesien dat hulle goeie werk verrig. En tussendeur moet hulle sorg dat die koshuis/privaatwyk goeie “gees” het, dat nuweling-studente verwelkom word en ’n gesonde leergemeenskap probeer vestig.

>>

Dit staan huiskomitees vry om te kies watter portefeuljes hulle wil doen, wat hulle aan die huis/wykslede oorlaat om te reël, en hoe hulle die werk onder mekaar verdeel … maar nuutverkose HK-lede is gewoonlik gretig om op vorige HK’s se werk te verbeter (sonder dat hulle besef hoeveel tyd hulle algemene pligte in beslag gaan neem) en saal dan ’n onmoontlike perd vir hulleself op. Dikwels met negatiewe gevolge vir hulle akademie en ’n knou tot hulle persoonlike welwees: daar is net soveel ure in ’n dag.

So, hoe onderskei jy tussen ál hierdie portefeuljes wát dit is wat ’n HK moet doen?

En hoe weet jy of dít wat jy doen, werklik relevant is?

Ons kort leiding hier  – en daarvoor moet ons groter vrae vra: Wat is ’n universiteit? Wat is die doel van ’n universiteit? Watter vaardighede kort ons land? Hoe help dít wat ons doen om studente in die regte rigting te lei?

Help dit ons reël ’n fenomenale huisdans, maar dit is nie volhoubaar nie? Help dit ons verwelkom eerstejaars, maar ontmagtig hulle om vir hulleself te dink?