Daily Archives: April 27, 2012

Argief, Argief en Erfenis, Koshuisgeskiedenis, Leeskamer

Standaard
As deel van ’n grotere gesprek oor studenteleierskap is ek besig om deur ’n lys van huiskomitee-portefeuljes te werk en elkeen te beskryf.
 

Beskrywing

  • Doel van portefeulje  Om die erfenis van ’n koshuis te bewaar, die huidige inwoners daarvan bewus te maak en oudinwoners ’n ruimte te bied om hulle geskiedenis te besigtig
  • Moontlike fokusareas  Die inrig van ’n argief, die neem en raam van foto’s (algemene foto’s, HK- en huisfoto’s), saamstel van ’n reünieblad, skep van ’n leesruimte, skep van ’n koshuiskultuur wat die geskiedenis en herkoms van die koshuis waardeer, opstel van ’n virtuele/web-argief
  • Groot | Middelslag | Klein portefeulje  Gewoonlik ’n klein portefeulje
  • Begroting vir portefeulje  Minimaal, gewoonlik vaste jaarlikse uitgawes vir die neem van gebruiklike foto’s, soos die amptelike huisfoto, huiskomiteefoto en primfoto, sowel as die saambundel van algemene foto’s en stories in ’n jaarlikse gedenkboek, maar die begroting kan groter wees, indien daar ingeteken word op koerante en tydskrifte, of as ’n koffiekamer ingerig is of nuwe rakke ingebou word (gewoonlik uit ’n meublement-begroting)
  • Deurlopende | Eenmalige verantwoordelikheid  ’n Argief is ’n deurlopende portefeulje met materiaal wat moontlik in die toekoms van geskiedkundige kan wees, wat versamel moet word, hetsy dit koshuispublikasies is of foto’s en stories van gebeure
  • Delegeerbare | Verteenwoordigende verpligtinge  Hierdie portefeulje is grootliks delegeerbaar en indien daar inwoners is wat passievol is oor geskiedskrywing en -navorsing kan hulle in komiteeverband ’n groot bydrae lewer, sonder dat die HK-lid konstant toesig hoef te hou
  • Hoeveelheid geskatte uur neem die portefeulje in beslag?  Die portefeulje hoef net die bestuur van ’n komitee te behels en sal dus sowat ’n uur per maand verg vir vergaderings en nog ’n uur per maand vir voorbereiding, insameling van materiaal en skakeling met instellings vir boeke/koerante, die neem of raam van foto’s, of die aanskaffing van meubels.
  • Besigste tye van die jaar  Waarskynlik ter voorbereiding vir die eerstejaars en hulle ouers se aankoms by die koshuis (aan die einde van die vierde kwartaal of voor die begin van die eerste kwartaal), of ter voorbereiding van ’n reünie
  • Aard van werk  Opgaar van dinge: koerante, koshuisfunksie-uitnodigings, koshuis-klerasie, briewe of berigte in die koerant, prestasie in kompetisies, uitblinkers, ens. Neem van sekere foto’s, digitalisering van erfenis-materiaal, en skep van ’n waarderende kultuur in die koshuis vir die geskiedenis van die plek en sy alumni. Verfraaïng van ’n ruimte en die skep van ’n atmosfeer wat ontvanklik is vir inwoners en gaste
  • Vaardighede wat jy sal aanleer  Waardering vir die erfenis van ’n instelling en die rykheid van ’n gemeenskap wat oor ’n tyd ’n geskiedenis opgebou het, insig in dít wat tans gebeur wat ewigheidswaarde het

Oorsig

Nie alle koshuise het die luukse van ’n fisiese ruimte wat as argief ingerig is nie; indien nie, kan dit ’n fokus word van ’n huiskomitee om só ’n ruimte te skep (dalk deur bestaande strukture her-in te rig). Hoe dit ook al sy, die bewaring van ’n koshuis se erfenis kan maklik afgeskeep word, wat dit dan besonder moeilik maak vir latere huiskomitees om terugskouend ’n besef te ontwikkel van waar hulle vandaan kom. ’n Argivaris is die persoon wat rekord hou van ’n jaar se gebeure en dit getrou probeer vasvang in ’n ruimte sodat gedeelde geskiedenisse onthou kan word – al is dit bloot ’n jaarlikse huisfoto wat op die koshuis se webwerf gelaai word.

Indien die koshuis wel oor ’n fisiese ruimte beskik, raak dit die HK-lid se uitdaging om die ruimte funksioneel in te span en toeganklik vir huidige en oudinwoners te maak. ’n Effektiewe manier is om dit as leeskamer in te rig en miskien met ’n koffiemasjien as ’n gespreksruimte te gebruik. Andersins bestaan daar altyd die gevaar dat die kamer meestal as ’n stoorkamer gebruik word.

Evalueringsvrae

  • Fitness of purpose  Studente is meestal oombliksmense en vergeet maklik om rekord te hou van dít waarmee hulle besig is; daarom vind jy dikwels dat geskiedenis haarself herhaal – en dat studente nie leer uit dít wat hulle voorafgegaan het nie.
  • Fitness for purpose  Nie alle koshuise het die luukse van ’n argiefruimte nie en selde word komiteelede aangestel wat ’n waardering vir die optekening van geskiedenis het; dit is dus dikwels die geval dat HK-lede nie in ’n posisie is om argiefmateriaal bymekaar te maak en veilig te bewaar of ten toon te stel nie. Die inrig van ’n argief is selde ’n projek wat binne een HK-termyn afgehandel kan word en verg dus dat ’n langtermyn visie vanaf een studenteleierjaar na die volgende oorgedra word. As dit bouwerk en meubilering insluit, kan dit ’n moeisame projek wees.
  • Value for money  Hierdie portefeulje is nie duur om te bedryf t.o.v. vaste uitgawes nie. Maar die tyd wat komiteelede sal moet insit om foto’s uit te soek en netjies te raam en die argief tot ’n funksionele ruimte te omskep, is heelwat werd. Dit is belangrik dat HK-lede hierso leiding verskaf en nie verval in die afhandeling van kleinere take nie. Vir ’n koshuis is ’n argief van onskatbare waarde in die langtermyn.
  • Transformation  Jy kan nie verander of vernuwe sonder dat jy weet waarvandaan jy kom nie. Só is dit ook met ’n koshuisgemeenskap. En om deurlopend oor verskillende jare en dekades heen die regte aspekte te “meet” of daaroor ondersoek in te stel, kan jou help om transformasie in ’n sekere rigting te help bewerkstellig.

Alumni, Alumni-verhoudings, Oudbond, Reünie

Standaard
As deel van ’n grotere gesprek oor studenteleierskap is ek besig om deur ’n lys van huiskomitee-portefeuljes te werk en elkeen te beskryf.
 

Beskrywing

  • Doel van portefeulje  Om oudinwoners/alumni ingelig en betrokke te hou by die Universiteit en hulle ervaring te ontgin vir die groeiende koshuisgemeenskap
  • Moontlike fokusareas  Die vestiging van ’n onafhanklike oudbondkomitee, verbeterde kommunikasie na oudlede, die aanmoediging van intergeneratiewe gesprekke tussen huidige en oudinwoners, die daarstel van ’n vollediger databasis van oudstudente, organisering van reünies, fondsinsameling vir projekte of instelling van beurse, deurgee van universiteitsinligting, vergemakliking van die oorgang vir huidige studente vanaf die universiteit- na beroepslewe, deel van suksesverhale, uitruil en saambundel van koshuisstories, die bestuur van ’n webblad, saamstel van ’n reünieblad.
  • Groot | Middelslag | Klein portefeulje  In die jaar van ’n naderende reünie kan dit ’n groot portefeulje wees wat selfs oor ’n paar HK-lede versprei word, maar andersins sou hierdie porteulje as klein beskou kon word.
  • Begroting vir portefeulje  Dit sou met ’n nul-begroting bestuur kon word, veral as daar van e-kommunikasie gebruik gemaak word; reünie-funksies verg gedetailleerde begrotings en moet verkieslik met vooraf-betalings en borgskappe vereffen word
  • Deurlopende | Eenmalige verantwoordelikheid  Kommunikasie na oudinwoners is ’n deurlopende verantwoordelikheid, met dalk enkele eenmalige gassprekers of ’n reünie-naweek wat eenmalig is
  • Delegeerbare | Verteenwoordigende verpligtinge  Die werkslading kan gedelegeer word na huidige huis- en oudbondlede; indien ’n oudbond nog in die lewe geroep moet word, sal baie inisiatief van die HK-lid verwag word
  • Hoeveelheid geskatte uur neem die portefeulje in beslag?  ’n Reünie kan baie tyd verg, veral omdat daar so baie rolspelers is met wisselende verwagtinge. Sien asseblief ’n latere inskrywing oor sosiale funksies. Die algemene skakeling met die universiteit se alumni-kantoor en ’n oudbondkomitee-voorsitter, sowel as met jou interne komitee sal seker so 5 ure per kwartaal beloop, maar dit kan baie meer wees, veral as sprekers gereeld genooi word.
  • Besigste tye van die jaar  In aanloop van ’n reünie, andersins soos deur die HK-lid bestuur. Heelwat kommunikasie kan deur e-pos en webkommunikasie met oudbondlede en alumni geskied
  • Aard van werk  Skakeling met oudstudente, vertolking en rapportering van koshuisgebeure, bestuur van ’n komitee om databasisse op te dateer, inligting in te samel en met oudinwoners te skakel
  • Vaardighede wat jy sal aanleer  Diensingesteldheid, skakeling met die universiteit se alumni-kantoor, skakeling met studente en professionele beroepsmense, aanmoediging van intergeneratiewe gesprekvoering, optekening van stories, vermoë om te antisipeer wat verskillende (dekades se) oudinwoners se behoeftes is, ontginning van alumni se lojaliteit ten bate van die universiteit, motivering van ’n komitee en delegering van werk

Oorsig

Hoe ouer ’n koshuis word, hoe meer alumni stuur dit die wêreld in. En met oudstudente is daar gewoonlik ’n behoefte om kontak te behou met die mense met wie hulle ’n ruimte gedeel het. Mense wat saam woon, deel gewoonlik ’n sterk en positiewe sentiment oor die tuiste wat hulle saam gevorm het; lojaliteit en trots is sigbaar en word rigbaar in die stories wat oudstudente vertel van hulle verblyf en die studentepret wat hulle saam gehad het. Daarom kan ’n sterk oudbond en goeie kommunikasie en wedersydse gesprek voordelig wees vir al die partye betrokke, met oudstudente wat voel dat hulle terugploeg en die huidige studente wat ’n breër sin van gemeenskap en geborgenheid ervaar.

Daar is ’n verskil tussen ’n koshuis wat nuut begin is en nog ’n oudbond moet vestig of ’n eerste 5-jaar reünie moet reël, en ’n koshuis wat al etlike dekades gevestig is. Só sal die aard van hierdie portefeulje ook verskil.

Die gevaar bestaan dat huiskomitees hulle oudinwoners bloot nader vir skenkings en borgskappe en alumni nie ingelig hou van gebeure waarin hulle moontlik geïnteresseerd sou wees nie. Hierteen moet huiskomitees waak en  eerder met ’n diensingesteldheid probeer om ’n goeie verhouding met oudinwoners op te bou.

Oudbonde kan besonder positief vir ’n koshuis wees as die oudbondleierskap verstaan watter waardes in die koshuis uitgebou word en wat die etos van ’n omgewing is. Oudinwoners kan waardevolle mentors wees en kan abstrakte waardes wat nagestreef word, inkleur en verhelder met ware stories uit hulle eie verlede.

Hierdie portefeulje sluit nou aan by die uitbou van ’n Argief en die optekening van ’n koshuis se geskiedenis. Op sy beste, funksioneer die HK-lid bloot as (i) skakel met die oudbondkomitee om te luister wat hulle behoeftes is, en (ii) bestuur  intern ’n komitee om die nodige kommunikasie aan oudinwoners te verskaf en geleenthede te skep waar huidige en oudinwoners saam die etos van die koshuis kan uitbou.

Evaluering

  • Fitness of purpose  Tensy die koshuis ’n bestaansjaarviering het, is die doel van hierdie portefeulje nie altyd sigbaar vir die koshuis of maklik-moniteerbaar deur die huiskomitee nie. Die spesifieke doel van hierdie portefeulje sal verskil vir ’n nuwe koshuis wat moontlik nog ’n databasis moet vestig of geleenthede moet identifiseer waarna hulle onlangs-afgestudeerde studente na toe kan nooi, van ’n koshuis waar ’n oudbond alreeds selfstandig funksioneer. Wat belangrik is, is dat die doel van die portefeulje sentreer rondom die vestiging van ’n koshuisgemeenskap en die bevordering van intergeneratiewe gesprekke. Dit kan aanloklik wees om fondse in te werf vir grootse aanbouïngsprojekte of om telkens skenkings en borgskappe aan te vra. Hierdie doele moet belyn word met die koshuis- en universiteit se visie/missie.
  • Fitness for purpose  Hoe gerat is die huiskomitee om ’n reünie te reël en ’n gedenkblad uit te bring? Hierdie portefeulje funksioneer goed as die kommunikasielyne oop is en daar ’n oudbondkomitee is wat verskillende jaargroepe verteenwoordig en selfstandig funksioneer. Elke koshuis sal in ’n verskillende stase van ontwikkeling wees en dit is belangrik vir die HK-lid om te identifiseer waarop aandag gefokus moet word sodat die portefeulje meer volhoubaar oorgegee kan word vir ander
  • Value for money  Die vestiging van ’n aktiewe oudbond en goeie kommunikasie met alumni mag vir studente, wat gewoonlik eerder ingestel is op die huidige oomblik as die verre verlede of nabye toekoms, as ’n vermorsing van tyd voorkom. Dit neem tyd om ’n databasis van kontakbesonderhede te skep en om gassprekers te nooi vir die getal huidige inwoners wat sulke praatjies bywoon. Tog, is hierdie een van die enigste portefeuljes wat ’n volhoubare addisionele inkomste kan verseker, mits ’n sin van lojaliteit by alumni gekoester word.
  • Transformation  Hierdie portefeulje is uiters moeilik om te bestuur in terme van transformasie-doelwitte, want “transformasie” veronderstel noodwendig verandering en vernuwing, terwyl oudbondlede waarskynlik meestal “dit wat was” onthou en wil laat voortleef, selfs al strook dit nie met veranderende doelwitte of nuwe generasie-studente wat by die koshuis inkom nie. Nietemin, bied oudlede ook dié belangrikste bron van oorredingsvermoë juis om transformasie aan te help – oudlede het dikwels beleefde stories van hóé en wánneer en wáár hulle tot sekere insigte gekom het; en onlangse studenteleiers kan baie bydra tot ’n versnelde transformasie, deur hulle refleksies aan huidige inwoners voor te hou. Juis te midde van verandering, kan ’n oudbond leiding gee oor dít wat behoue moet bly (nie soseer die “tradisie” nie, maar die uitkomste wat daardeur bereik is).